ZWM Alumnae & Alumni Stories Folge 9 Sarah Cappel

Frau Cappel, Sie haben im Jahr 2019 einen Lehrgang für Persönliche Referentinnen und Referenten beim ZWM absolviert. Sie sind selbst aktuell Persönliche Referentin bei der Gründungsdekanin der Medizinischen Fakultät der Universität Augsburg. Beim Blick auf Ihre aktuelle Tätigkeit: Was sind typische Elemente, welches Kompetenzspektrum ist gefragt?

Mittlerweile bin ich nicht mehr Referentin der Gründungsdekanin, sondern Referentin der Dekanin; die Gründungsphase der Fakultät neigt sich inzwischen dem Ende zu. Tatsächlich habe ich 2017 als zweite Mitarbeiterin nach meiner Chefin auf der „grünen Wiese“ angefangen und war erst einmal für alle Bereiche zuständig. Dann kam relativ schnell unser Geschäftsführer dazu, der die baulichen und die Personalthemen übernommen hat. Meine Aufgabe war es hauptsächlich, das Gremien- und das Berufungsmanagement aufzubauen. Mittlerweile ist das Gremienmanagement meine zentrale Aufgabe: Ich betreue den Fakultätsvorstand und den Fakultätsrat, aber arbeite zum Beispiel auch dem Klinikumsvorstand oder dem Aufsichtsrat des Universitätsklinikums zu, oder bin beratendes Mitglied des Dekanats in der Bibliothekskommission der medizinischen Fakultät. Darüber hinaus bin ich Ansprechpartnerin für sämtliche Bereiche, sei es fakultätsintern wie universitätsweit, vom Universitätsklinikum über unsere Kooperationskrankenhäuser bis hin zu Anfragen aus dem Ministerium oder auch anderen externen Stellen. In der Regel ist es so: Wenn jemand nicht genau weiß, an wen er sich wenden soll, landet die Anfrage zunächst bei mir.
Was mein Kompetenz- und Tätigkeitsspektrum ausmacht: Dazu zählt natürlich Kommunikationsfähigkeit, die eigenständige Einarbeitung in komplexe Sachverhalte, Flexibilität sowie der Überblick über vielfältige Prozesse, Informationsweitergabe, Prozessgestaltung – auch die Verantwortungsübernahme für einzelne Prozesse und gelegentlich Technik-Support.
Und ein typischer Tag? Den gibt’s eigentlich nicht – jeder Tag ist anders; einfach aufgrund der Fülle der Themen und Anliegen, die eingehen und zum Teil sehr kurzfristig sind.

Gibt es Know-how und Kompetenzen aus dem Lehrgang für Persönliche ReferentInnen, die für Sie auch heute noch hilfreich sind? Wir können gerne die beiden Workshops, die Sie auch hier beim ZWM besucht haben – Kommunikation an Schnittstellen und Gremienmanagement – ergänzend dazunehmen. Im Rückblick: Was ist Ihnen hauptsächlich davon in Erinnerung geblieben? Welche wichtigen Elemente sind bis heute ein wichtiges Toolkit für Sie?

Der Lehrgang für Persönliche ReferentInnen war meine erste derart umfassende Schulung, daher habe ich aus jedem Modul viel mitgenommen, etwa die Grundlagen des Projektmanagements und einen breiten Blick auf das Wissenschaftsmanagement  Und insbesondere der Umgang mit rechtlichen Grundlagen  ist mir beim Erstellen von Beschlussvorlagen oder bei der Vorbereitung von Wahlen im Fakultätsrat auch heute noch eine große Hilfe.

Wie kommen Sie als Archäologin denn hier an der medizinischen Fakultät mit den fachlichen Aspekten zurecht? Was an Erwartungen wird an Sie herangetragen oder gefordert?

Da habe ich eine Vorbildung durch meine vorherigen Tätigkeiten mitgebracht.Schon während des Studiums war es mir wichtig, einen Blick in andere Bereiche zu werfen: Nach einem Verlagsvolontariat habe ich als Wissenschaftliche Hilfskraft in der Koordinationsstelle für den Medizinertest und in der Studierendenauswahl für die Medizinische Fakultät Heidelberg gearbeitet. Daher waren mir sowohl die administrativen Abläufe als auch die medizinische Fachkultur schon vertraut –mein Weg zur Studienkoordinatorin begann dort. Meine damalige (und heutige) Chefin bekam 2017 das Angebot, in Augsburg die medizinische Fakultät aufzubauen und hat mich gefragt, ob ich mir vorstellen könnte, als Persönliche Referentin mit nach Augsburg zu gehen. Damals hatte ich zwei Wochen Zeit, mich zu entscheiden – ich nahm an und habe mir das Wissenschaftsmanagement in der Medizin nach und nach erschlossen.

Diese Aufbauphase muss für Sie sehr spannend gewesen sein, oder?

Ja, gewissermaßen dauert die Aufbauphase immer noch an; zurzeit hat die Fakultät ungefähr 70 Professuren, geplant sind 100. Und wir sind auch infrastrukturell noch im Ausbau, es entstehen noch neue Gebäude. Ich sitze hier im ersten fertigen Gebäude auf dem Medizincampus, dem Lehrgebäude, das im Oktober 2024 eröffnet wurde. Noch im Bau befindlich ist das erste Forschungsgebäude, das Institut für theoretische Medizin, das voraussichtlich 2026/2027 in Betrieb gehen wird, das nächste ist schon in Planung.

Eine Aufbausituation ist mit nichts vergleichbar, man hat keine Vorbilder und macht alles zum ersten Mal. In den anderen Fakultäten hatte ich zwar immer AnsprechpartnerInnen, doch zum einen arbeiten diese schon seit 20 Jahren mit ihren etablierten Prozessen und zum anderen ist die Medizin dann doch noch einmal anders als andere Fakultäten. Auch für die Universität war das ein Lernprozess: Es kam mit dem Universitätsklinikum eine unabhängige Institution hinzu, die ganz anders funktioniert als eine Universität und die sich erstmal darauf einstellen musste, nicht nur für Krankenversorgung zuständig zu sein, sondern auch für Forschung und Lehre. Also ein sehr großer Change Prozess für alle Beteiligten. Wir haben nach und nach überlegt, was priorisiert werden muss: Für welche Bereiche müssen wir zuerst Personal einstellen und wen müssen wir zuerst berufen, damit die Lehre und der erste Modellstudiengang in Bayern 2019 starten kann wie geplant?

Haben Sie sich damals, als Sie sich nach der Bedenkzeit für diese Stelle entschieden haben, klargemacht: Das ist jetzt mein Schritt ins Wissenschaftsmanagement oder hätten Sie sich auch vorstellen können, eine akademische Karriere anzustreben? Wann ist Ihnen klar geworden, dass das tatsächlich bedeutet: Jetzt bin ich Wissenschaftsmanagerin?

Die Vorstufe war der Schritt von der wissenschaftlichen Hilfskraft zur Teilzeitanstellung als Studienkoordinatorin in der TMS-Koordinationsstelle parallel zu meiner Promotion; da war ich immer noch ein bisschen hin- und hergerissen.
Aber die Archäologie ist leider ein Fach, das nicht so viele Optionen bietet, da es relativ klein ist. Dazu kommt, dass ich ein Mensch bin, der Stabilität braucht und  nicht alle zwei Jahre mit der Unsicherheit konfrontiert sein will: Wie geht es weiter und muss ich vielleicht sogar den Standort wechseln, weil das nächste Projekt an einem ganz anderen Ort angesiedelt ist?
Mit dem konkreten Angebot und dem Vertrauen, das meine Chefin damals in mich gesetzt hat, war die Entscheidung recht klar und auch mein Umfeld hat das damals sehr unterstützt. Alle fanden es zwar schade, dass ich die Archäologie verlasse –ich natürlich auch – doch der Tenor war: Das ist eine echte Chance – mach das!

Und wann im Laufe der ganzen Aufbauarbeit und des beruflichen Prozesses, sich selbst gewissermaßen neu zu erfinden, sind Sie zu dem Schluss gekommen: Jetzt bin ich offensichtlich Wissenschaftsmanagerin geworden, gab es einen derartigen Zeitpunkt überhaupt?

Mich als Wissenschaftsmanagerin zu verstehen, war ein Schritt, den ich tatsächlich erst konkret mit dem Lehrgang gemacht habe. Natürlich war mir bereits vorher klar, dass ich jetzt nicht mehr Wissenschaftlerin bin, doch neben den theoretisch vermittelten Inhalten im Lehrgang hat mir für mein eigenes Rollenverständnis auch der Austausch mit den anderen Lehrgangs-TeilnehmerInnen sehr geholfen, die in ähnlichen Positionen oder an einem ähnlichen Punkt ihrer Karriere waren und sich ähnliche Fragen gestellt haben, um die eigene Rolle zu definieren.

Könnten Sie sich aktuell vertrauensvoll an jemand von Ihren damaligen KommilitonInnen wenden, wenn Sie jetzt eine Anlaufadresse für eine Rückfrage suchen würden?

Ja, wir hatten bereits während des Lehrgangs kollegiale Fallberatung eingeübt, was sehr hilfreich war. Auch heute gibt es noch einige KommilitonInnen, auf die ich zugehen könnte und würde.

Wie sind Sie damals aufs ZWM aufmerksam geworden? Kannten Sie das schon vorher als Anbieter von Weiterbildungen oder hat jemand gesagt: Schau Dir doch mal an, was die im Programm haben?

Damals kannte ich das ZWM noch nicht; ich war gerade ein Jahr in meiner Funktion, und bei meiner Suche nach einer Fortbildung für mehr Hintergrund im Wissenschaftsmanagement hat mir die damalige Persönliche Referentin der Präsidentin der Universität den Lehrgang empfohlen. Sie selbst hatte den Lehrgang ein oder zwei Jahre zuvor absolviert.

Würden Sie selbst die Fortbildungen des ZWM weiterempfehlen, bzw. haben Sie sie weiterempfohlen?

Ja, würde ich und habe ich. Oft muss ich das ZWM per se gar nicht empfehlen, weil doch sehr viele in der Welt des Wissenschaftsmanagements es als Institution kennen. Häufig ist es so, dass die KollegInnen sich schon passende Schulungen herausgesucht haben und dann auf mich zukommen, um nach meinen Erfahrungen zu fragen, ob sich die Weiterbildungsveranstaltungen des ZWM lohnen. Meine Antwort darauf fällt immer absolut positiv aus.

Wie ist das heute, was fasziniert Sie aktuell am Arbeitsfeld Wissenschaftsmanagement? Sie haben in Ihren Aufgaben Sicherheit gewonnen und viele Prozesse mit Ihrer Chefin definiert und etabliert. Wo liegen heute Aufgaben und Tätigkeitsfelder, vielleicht auch Stakeholdergruppen, die zu Ihren „Lieblingen“ zählen?

Ich mag, dass es immer abwechslungsreich bleibt; und die Möglichkeit, Konzepte von der Entstehung bis zur Umsetzung zu begleiten und mitzuerleben, wie sich etwa die bauliche Entwicklung auf dem Medizincampus Schritt für Schritt entwickelt. Insgesamt fasziniert mich dieser umfassende Veränderungsprozess, den ich aktiv mitgestalten kann – das wird nicht langweilig. Faszinierend finde ich auch das Ineinandergreifen vieler komplexer Strukturen: Wie sich aus zahlreichen Bausteinen ein stimmiges Ganzes formt und jede und jeder dazu beiträgt. Und ein Hauptgrund, weshalb ich jeden Tag gerne zur Arbeit komme: Wir haben am Dekanat oder auch an der Fakultät insgesamt einfach ein tolles Team, mit dem das Zusammenarbeiten wirklich Freude macht.

Welche Netzwerke pflegen Sie im Wissenschaftsmanagement und welche Rolle spielt Vernetzung in Ihrer Tätigkeit jetzt? Wo ist diese wichtig und welche Ausprägung nimmt sie an?

Natürlich ist mir eine gute Vernetzung mit meinen unmittelbaren Kolleginnen und Kollegen sehr wichtig, aber auch gute Kontakte in die Universitätsverwaltung sowie zu den anderen Fakultäten. Die Universität Augsburg versteht sich als Netzwerkuniversität, das heißt: interdisziplinäre Projektzentren werden von der Universität sehr gefördert. Auch die Kontakte in die Kooperationskliniken sind wichtig – in deren Verwaltungen, aber auch zu allen sonstigen Statusgruppen – vom Hausmeister bis zum Geschäftsführer. In meiner Position lege ich großen Wert auf einen guten, wertschätzenden Austausch, das ist das A und O.

Wenn Sie als Mentorin befreundeten KollegInnen den Einstieg ins Wissenschaftsmanagement begleitend erleichtern wollten, was für Tipps würden Sie Novizen im Wissenschaftsmanagement geben – ausgehend von Ihrem persönlichen Erfahrungshorizont?

Möglichst viel Austausch suchen mit Personen, die bereits im Wissenschaftsmanagement tätig sind, auch mal informell anfragen: Wie läuft das denn so bei Euch, was beinhaltet die Tätigkeit, worauf müsst Ihr achten? Ich habe diese Möglichkeit damals genutzt. Über die Vermittlung meiner Chefin und des Leiters des Studiendekanats habe ich mit dem Persönlichen Referenten des Dekans in Heidelberg ein langes Gespräch geführt: Worauf lasse ich mich da eigentlich ein? Das war dann aufgrund der Aufbausituation nicht ganz vergleichbar, doch erhielt ich dadurch schon einmal einen ersten Eindruck von der Tätigkeit.
Und dann ist es natürlich wichtig,  sich einen fundierten Überblick über den Bereich verschaffen, in den man sich einarbeiten möchte und vor allem Fragen zu stellen und aktiv auf Menschen zuzugehen. Auf diesem Wege schafft man sich schon erste Netzwerke in der Institution. Darüber hinaus sollte man einfach Freude und auch Interesse daran haben, eine dienstleistende Rolle einzunehmen: andere zu unterstützen, zu beraten und ihnen den Weg zu erleichtern.

Bleibt die Frage nach einer Lieblings(-Fach)-Lektüre? Das kann eine Zeitschrift sein oder auch ein aktuelles Buch

Es fällt mir als passionierter Leserin schwer, ein Lieblingsbuch zu benennen. Vor kurzem habe ich von Bonnie Garmus „Lessons in Chemistry“ gelesen. Das kann ich sehr weiterempfehlen: Protagonistin ist eine US-Wissenschaftlerin in den Sechzigern, die sich auf unorthodoxe Weise in einer Männerwelt behauptet.

Was die Fachlektüre betrifft, gehören natürlich die einschlägigen Newsletter und Blogs, die im Wissenschaftsmanagement relevant sind, zur regelmäßigen Lektüre – etwa der Wiarda-Blog, Wissen hoch 3, der Newsletter der Zeit, sowie die Newsletter der DFG, des Wissenschaftsrats und des Deutschen Hochschulverbands, …

Danke für Ihre Zeit und das anregende Gespräch.

Das Interview führte Theo Hafner.